Kỹ năng làm việc nhóm

Trong thời đại ngày nay, khi phân công lao động xã hội ngày càng cao, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm càng cần thiết hơn bao giờ hết. Bời vì, làm việc theo nhóm sẽ phát huy và bổ sung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau, hạn chế tối đa những khiếm khuyết và khuyết điểm của mỗi cá nhân.

Mô hình làm việc theo nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, từ đó tạo ra những giải pháp mới cho mọi vấn đề khó khăn. Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả nhóm có ích lợi lớn đối với từng cá nhân. Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của mô hình làm việc nhóm là tận dụng mọi nguồn lực chung của nhóm. Kỹ năng của mỗi cá nhân và sự tự giám sát của nhóm sẽ tạo điều kiện cho nhóm sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất. Thậm chí, với những vấn đề có thể được xử lý bởi một cá nhân, thì việc giao cho nhóm giải quyết vẫn có những ích lợi riêng: thứ nhấtlà việc tham gia của nhóm sẽ tăng khả năng quyết định và thực hiện, thứ hai là có những vấn đề mà nhóm sẽ có khả năng phân tích rõ hơn so với một cá nhân riêng lẻ.

Ích lợi của mô hình làm việc theo nhóm còn giúp cho mỗi thành viên tự hoàn thiện bản thân. Qua ứng xử có văn hoá và việc tham gia thảo luận về các quyết định của nhóm, mỗi người sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc; qua đó có thể phát huy được khả năng tiềm tàng của mình. Bời vì làm việc theo nhóm tạo môi trường làm việc tập thể, ở đó, nơi mỗi cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền hạn, ở đó, mỗi cá nhân đều được tôn trọng, sự tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu. Do vậy, khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình hơn.

Vì những lợi ích to lớn, nên việc xây dựng, phát triển nhóm cũng như biết cách làm việc nhóm là một nhiệm vụ rất quan trọng, đặc biệt trong công tác của người cán bộ Đoàn, Hội.

Thực trạng làm việc nhóm của người Việt Namnói chung và thanh niên Việt Namnói riêng còn nhiều hạn chế.

Theo đánh giá của Cục Điều tra Liên bang Hoa Kỳ về các vấn đề của Việt Nam thì khả năng thấp nhất của người Việt Nam là “Work in group” (Làm việc theo nhóm) với bốn lý do sau đây:

Thứ nhất, người Việt Nam đã đưa môi trường làm việc, bạn đồng nghiệp vào trong cuộc sống riêng tư của mình quá nhiều. Hầu hết chúng ta xem đồng nghiệp là những người bạn thân thiết. Chúng ta làm việc chung, chơi chung, nhậu chung. Gắn bó nhiều, “thương” nhiều, thì cũng “ghét” nhau, “ganh tức” nhau nhiều. Những tình cảm “hỷ, nộ, ái, ố” vì thế len lỏi vào trong môi trường làm việc – một môi trường đúng ra chỉ nên có sự tôn trọng nhau, quý mến nhau như những đồng nghiệp.

Thứ hai, người Việt Nam còn thiếu tính chuyên nghiệp trong làm việc. Ở nhiều nơi, người ta thảo luận, phê bình nhau chan chát, là để tìm ra ý hay phát triển cho tập thể. Khi họp hành, họ phê bình, săm soi ý tưởng, chứ không “tấn công” con người. Có những cuộc họp họ sẵn sàng thảo luận hàng tiếng đồng hồ, tuy có đỏ mặt tía tai,... nhưng sau khi đã đạt được kết quả tốt nhất, họ gần như không còn để ý đến những tranh luận vừa xảy ra. Trong khi đó người Việt Namhay tự ái và hay đưa danh dự cá nhân vào ý tưởng của mình. Ý tưởng mà bị thảo luận, phê bình thì cũng gần như cá nhân bị “tấn công”. Điều đó thường dẫn đến hai thái cực. Một là, thương nhau theo kiểu “dĩ hoà vi quý”, cố gắng không có ý kiến trái ngược và điều đó hoàn toàn không tốt cho sự phát triển của tổ chức. Hai là, “dập” không thương tiếc ý kiến của những người “phe khác”. Ý kiến càng khác nhau thì mâu thuẫn cá nhân và phe nhóm càng cao.

Thứ ba, một số nhân viên tạo ra các phe cánh mâu thuẫn với nhau và đôi khi đối đầu với cả cấp quản lý trực tiếp do sự cư xử cảm tình của một số “sếp”. Chẳng hạn có những trường hợp thăng tiến gây ngạc nhiên cho mọi người. Vì thế, một số người sẽ “tranh thủ” sếp, tạo phe cánh để có thể “bay xa bay nhanh” hơn bình thường. Riêng ở các Công ty, Cơ quan nhà nhước thì có thêm tình trạng nhiều nhân viên là người nhà, là “đàn em” của anh Hai, Anh ba,... là người của “sếp”, do đó, cấp quản lý trực tiếp không dám “đụng” đến và thường tạo ra những chuyện làm nội bộ xáo trộn. Cấp quản lý dù có giỏi đến đâu cũng bị “bó tay” và rất khó làm việc.

Thứ tư, một số người hay đặt quyền lợi cá nhân lên trên quyền lợi tập thể. Trong trường hợp hai quyền lợi mâu thuẫn nhau, một số người, bất chấp tất cả, sẵn sàng theo đuổi quyền lợi cá nhân. Để hạn chế được điều này thì chính sách quyền lợi phải hết sức thực tế, công bằng cho cả cá nhân và tổ chức, và quan trọng hơn là các cá nhân phải được đào tạo để hành xử hết sức chuyên nghiệp.

Để khắc phục tình trạng trên, bạn có thể tham khảo những lời khuyên sau:

10 lời khuyên cho lãnh đạo để xây dựng nhóm làm việc có hiệu quả:

Xây dựng một nhóm làm việc trên tinh thần đồng đội nghĩa là tạo ra một môi trường mà ở đó các nhân viên luôn cảm thấy thoải mái, tự tin để làm việc với nhau, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau để cùng làm tốt công việc của mỗi người nhằm đạt được kết quả, mục tiêu chung của nhóm. Ở đó, các nhân viên cấp dưới luôn cảm thấy được cấp trên đánh giá đúng và họ hiểu rằng không nhất thiết phải cạnh tranh với nhau để được công nhận.

Dưới đây là những bí quyết giúp các lãnh đạo xây dựng một nhóm làm việc cho mình.

1. Xác định mục tiêu rõ ràng cho nhóm

Nếu không hiểu rõ các mục tiêu chung, bất đồng sẽ nảy sinh do mỗi thành viên tự suy diễn ra các mục tiêu của nhóm theo cách riêng. Ngược lại, họ sẽ tích cực hợp tác khi các thành viên biết rõ điểm xuất phát và biết được nhóm (hay cả doanh nghiệp) của mình đi về đâu? Để tránh sự mù mờ, không rõ ràng, mục tiêu cả nhóm phải nêu chính xác mục tiêu hoạt động của nhóm để các thành viên có thể biết khi nào thì mục tiêu đạt được.

2. Phân định rõ trách nhiệm cho từng nhân viên

Các lãnh đạo cần phải làm cho các nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân trong quan hệ với các thành viên khác trong nhóm. điều này sẽ giúp các nhân viên tránh sự hiểu lầm và xung đột về trách nhiệm của từng người.

3. Công bằng với mọi nhân viên trong vấn đề đào tạo

Nhân viên nào cũng phải được đào tạo và trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Sự chia rẽ trong nội bộ nhóm sẽ xảy ra khi một thành viên nào đó trong nhóm không thể thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình. Việc đào tạo cũng phải được thực hiện thường xuyên và nếu thời gian cho phép, nên để cho nhân viên ghép thành từng đội để học hỏi lẫn nhau.

4. Khuyến khích việc xây dựng quan hệ thân thiết giữa các nhân viên

Các cơ quan, doanh nghiệp thường xuyên bận rộn với nhiều nhiệm vụ để hoàn thành trong một quỹ thời gian có hạn, những không nên vì thế mà quên mất việc tổ chức những hoạt động để các nhân viên có điều kiện giao lưu, hiểu biết lẫn nhau ở những khía cạnh ngoài công việc.

Sự hiểu biết, thông cảm bên ngoài công việc này sẽ giúp cải thiện đáng kể quan hệ giữa các nhân viên trong công việc.

5. Trao bớt quyền lực cho các nhân viên

Nên giao cho các nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp về một công việc nào đó quyền quyết định về công việc của họ. Thông thường, những nhân viên được tin tưởng có thể ra những quyết định sáng suốt, vượt qua nỗi lo lắng để đạt được kết quả tốt nhất trong công việc.

6. Phản hồi về kết quả làm việc của các nhân viên

Lãnh đạo không chỉ có trách nhiệm làm cho các thành viên của nhóm hiểu được những nhiệm vụ, kỳ vọng đối với họ, mà còn phải thường xuyên nhận xét kết quả làm việc của họ. Thông qua việc giao tiếp cởi mở, các nhân viên sẽ biết được mình đang làm việc ra sao, nhờ đó sẽ cảm thấy an toàn hơn và sẵn sàng làm việc với nhau.

7. Khen thưởng kịp thời

Nên khen thưởng cho cả nhóm thay vì từng cá nhân. Điều này sẽ tạo ra tinh thần làm việc đồng đội. Việc khen thưởng kịp thời giúp hâm nóng động cơ làm việc và nhiệt tình của đội ngũ nhân viên.

8. Đặt ra thời hạn hợp lý mà nhân viên phải hoàn tất công việc

Để xây dựng tinh thần làm việc đồng đội, lãnh đạo cần phân chia trách nhiệm một cách công bằng, có sự đền bù thoả đáng cho các nhân viên phải làm thêm giờ.

9. Gặp gỡ thường xuyên

Có thể gặp gỡ các nhân viên qua các cuộc họp hàng tháng theo kiểu ăn trưa thân mật hay những cuộc họp nghiêm túc bàn về các hiệu quả làm việc và các để bạt, yêu cầu của nhân viên, cũng như có việc rà soát những điều cần phải làm nhằm cải thiện tinh thần làm việc đồng đội.

10. Hạn chế kểu báo cáo “cửa sau”

Một điều mà các lãnh đạo khó có thể tránh khỏi là thỉnh thoảng sẽ có một vài nhân viên muốn báo cáo của mình sau các cuộc họp chính thức và đưa ra những ý kiến, đề xuất có lợi cho riêng họ. Các nhân viên cần hạn chế việc làm này vì kiểu báo cáo “cửa sau” như vậy sẽ làm sói mòn nghiêm trọng tinh thần đồng đội của nhóm.

8 nguyên tắc vàng cho các thành viên để làm việc nhóm hiệu quả

Làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với một con người hiện đại. Làm việc nhóm là phương pháp làm việc hiệu quả ở mọi cơ quan, công sở.

Để trở thành một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:

a.Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.

b.Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.

c.Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người.

d.Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.

đ.Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Các thành viên nhóm phải có kiến thức và kỹ năng để giải quyết việc được giao dựa trên hiểu biết của mình và của người khác, bời không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.

e.Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn từng cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.

g. Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận quan làm việc nhóm là sự đồng thuận của cả nhóm. Điều này không có nghĩa là các thành viên phải đồng ý tất cả mọi việc. Nó có nghĩa là mỗi thành viên phải lái nỗ lực của mình hướng theo mục tiêu chung.

h.Hãy cố gắng tôn trọng và biết khích lệ những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.