Kỹ năng tổ chức các hoạt động giao lưu của Đoàn

1. Công tác chuẩn bị:

Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như dự định, trong chuẩn bị cần nắm chắc các ý sau:

1.1. Mục đích yêu cầu của cuộc giao lưu

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu cho nên người tổ chức nên xem đây là dịp giúp cho chúng ta thực hiện các chức năng cụ thể của mình:

- Chức năng giáo dục và rèn luyện.

Ví dụ: thông qua giao lưu bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử... ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán địa phương, một đơn vị cụ thể nào đó...

            - Chức năng giải trí, vui chơi

Ví dụ: thông qua giao lưu ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt, kịch, đố vui, hóa trang, múa, khiêu vũ...

- Ngoài ra, giao lưu còn để thực hiện nhiều chức năng khác như: mở rộng vòng tay bè bạn, tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị mình tính mạnh dạn, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông...

1.2. Đối tượng cuộc giao lưu

Cần nắm cụ thể: số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, nhóm? Chia theo từng đơn vị hay gộp nhiều đơn vị thành một tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công do đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng...

1.3. Thời gian giao lưu

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao nhiêu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày...? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục thể thao, tham quan, ngắm cảnh... nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ... Khi phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.

1.4. Địa điểm giao lưu

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục.

1.5. Hình thức quy mô cuộc giao lưu

Hình thức, quy mô cuộc giao lưu thể hiện cụ thể ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện đến số lượng người tham gia, đại biểu...

            Ví dụ: đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong chương trình văn nghệ đó người diễn có cần tập dợt không, hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị cỡ nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng...?

1.6. Nội dung cuộc giao lưu

            Cần trả lời được các câu hỏi: trong chương trình giao lưu này nội dung nào để giáo dục, rèn luyện, giải trí, làm quen, để chúc mừng, để tự thể hiện mình; hình thức nào thể hiện các nội dung đó, hình thức có phù hợp với đối tượng.

1.7. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu

- Phục vụ cho ăn, ngủ, nghỉ, đi lại (nếu có).

- Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, hoa, nước uống, trang trí.

- Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm...

- Quà thưởng, quà lưu niệm...

1.8. Ban tổ chức cuộc giao lưu

Dự kiến Ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?...

1.9. Kinh phí

Dự kiến tổng kinh phí bao nhiêu? Nguồn kinh phí? Cần đơn vị bạn chia sẻ không?

Để chuẩn bị tốt các nội dung trên cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.

2. Kinh nghiệm tổ chức tốt một buổi sinh hoạt giao lưu

10 kinh nghiệm nhỏ sau đây sẽ giúp bạn thêm tự tin trước khi tổ chức một buổi sinh hoạt giao lưu:

2.1. Tìm hiểu kỹ về đối tượng sẽ giao lưu

Đây là một công việc rất quan trọng, giúp bạn tránh khỏi những sai sót đáng tiếc trong quá trình giao tiếp. Người đối diện cũng sẽ rất hài lòng khi thấy bạn tỏ thiện chí bằng cách tìm hiểu trước về họ và tìm ra tiếng nói chung.

2.2. Chuẩn bị kỹ nội dung giao lưu

Chẳng có gì là lãng phí thời gian khi bạn lập sẵn một chương trình chi tiết cho buổi giao lưu, có phân công trách nhiệm rõ ràng. Thông thường, một buổi giao lưu sẽ gồm các trình tự sau:

- Tuyên bố lí do, giới thiệu thành phần tham dự.

- Một vài trò chơi tập thể hoặc tiết mục văn nghệ để làm quen.

- Đi vào nội dung chính (tọa đàm, trao đổi, hoạt động thể thao, thi đố tìm hiểu...)

- Kết thúc: có thể chốt vấn đề, trao quà lưu niệm...

2.3. Đừng quên chăm chút cho khung cảnh xung quanh

Ví dụ: một tấm phông chào mừng, bình hoa... Nó sẽ có tác dụng không nhỏ trong việc tạo nên bầu không khí ban đầu.

2.4. Vai trò người dẫn chương trình sẽ rất quan trọng 

Cần chọn một bạn có khả năng ứng biến linh hoạt, biết kỹ năng quản trò, hiểu biết rộng, có óc hài hước càng tốt để tạo không khí nhẹ nhàng, thoải mái cho người tham dự.

Nên ưu tiên cho những bạn có uy tín hơn để dễ thuyết phục người nghe trong trường hợp có tranh luận.

2.5. Thông báo trước nội dung giao lưu cho những người tham dự để họ có thể chủ động đóng góp ý kiến và tham gia tốt. Chẳng ai muốn đến một cuộc họp mà không rõ mình sẽ múa may như thế nào trong đó.

2.6. Sắp xếp thời gian thật hợp lý cho buổi giao lưu, để hạn chế càng nhiều càng tốt những người đang ngồi trong cuộc mà không yên tâm vì những công việc đang bỏ dở.

2.7. Xếp chỗ ngồi cho hai (hoặc nhiều hơn) đối tượng sẽ giao lưu là cả một nghệ thuật. Tránh trường hợp phe nào nói chuyện với phe đó, hoặc tệ hơn là mình ta bơ vơ giữa những người lạ hoắc. Đâu phải bạn nào cũng là một nhà ngoại giao!

2.8. Lưu ý những tập tục, thói quen của địa phương để tránh phạm những sai lầm đáng tiếc. Nhưng cũng phải khéo léo từ chối những điều mà theo bạn không thật cần thiết.

2.9. Tuyệt đối không tạo sự ganh đua nếu đó là một buổi thi đấu thể thao hoặc các trò chơi đối kháng. Chơi hết mình nhưng không được ăn thua đủ với đối tượng. Bởi đó đâu phải là mục đích cuối cùng của chúng ta khi tham gia giao lưu?

2.10. Sau buổi giao lưu hãy cố gắng mời đối tượng giao lưu cùng tham gia hoạt động với mình nếu có dịp thuận tiện.

Ví dụ: trong Chiến dịch Mùa hè tình nguyện, sau khi tổ chức giao lưu với thanh niên địa phương thì mời các bạn cùng tham gia các hoạt động của chiến dịch như vệ sinh môi trường, truyền thông dân số - sức khỏe...